При выполнении условий дипломов, особенно сложных, требующих проведения десятков, а то и сотен наблюдений, необходим строгий учет: работа каких станций зафиксирована, каких позывных не хватает, каким любителям QSL-карточки посланы, от каких получены и т д Кроме того, наблюдения вообще желательно систематизировать с тем, чтобы их можно было использовать для оценки изменения условий прохождения, активности работы радиолюбителей какого-то района, области, республики и т п статистических исследований Поэтому наблюдателю необходимо с первых шагов заводить свою «канцелярию» Первичным документом в ней обычно бывает аппаратный журнал, в который заносятся все результаты наблюдений в хронологическом порядке

Форма аппаратного журнала может быть произвольной, однако он должен содержать ряд обязательных граф для занесения основных данных проведенного наблюдения Такими данными являются: дата и время наблюдения, частота (в крайнем случае - диапазон), на которой работала наблюдаемая станция, ее позывной, позывной корреспондента, оценка сигнала (RST или RS), вид излучения, краткое содержание принятого текста (местонахождение станции, имя оператора) и сведения о QSL (каким образом - через бюро или через посредника следует посылать QSL-карточку, отметки об отправке QSL и получении ответной)